Privacy e dati personali.

1. Titolare e contatti

Il portale AURA Sviluppo Immobiliare è gestito da AURA Immobiliare S.R.L.S., con sede in Corte Galliani n. 5, Bitonto (BA). Il servizio opera come progetto indipendente AURA per la valutazione e la gestione immobiliare.

Per domande o richieste sul trattamento dei dati puoi utilizzare i recapiti pubblicati su aurapropertyconsulting.it/contact o il telefono/WhatsApp +39 338 202 6870.

2. Quali dati trattiamo

Per la registrazione Google vengono trattati identificativo di accesso, indirizzo email, nominativo e, se disponibile, immagine del profilo. È creata una sessione autenticata necessaria al funzionamento del portale.

Per i dossier riservati su invito possono essere richiesti nome e cognome, telefono, società, ruolo, email e conferma di lettura delle informazioni; vengono registrati anche l’assegnazione del progetto e gli accessi al dossier.

L’area proprietari può richiamare, dopo autenticazione e quando la connessione è attiva, i dati cui l’interessato è autorizzato nei sistemi Italian Property Manager e Doorato. I nominativi degli ospiti, i loro documenti e i codici di accesso non vengono importati nel riepilogo AURA Sviluppo Immobiliare.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati sono utilizzati per creare e mantenere l’account, rispondere a richieste di sviluppo immobiliare, rendere accessibili proposte autorizzate, permettere la consultazione degli immobili già affidati in gestione e proteggere le sessioni da accessi impropri.

Le basi giuridiche sono le misure precontrattuali richieste dall’interessato, l’esecuzione di contratti eventualmente sottoscritti, il legittimo interesse alla sicurezza e all’organizzazione della piattaforma e gli obblighi normativi applicabili.

Il semplice accesso Google non comporta la sottoscrizione di contratti di gestione, adesione a comunicazioni commerciali o pubblicazione di annunci.

4. Fornitori e altri sistemi

L’accesso con Google è gestito tramite il servizio di autenticazione Floot. Il portale utilizza fornitori di infrastruttura, hosting e database necessari al suo funzionamento.

Il collegamento con Italian Property Manager e Doorato avviene tramite funzioni server-to-server autorizzate e le informazioni sono filtrate in base ai permessi attribuiti all’email dell’utente. Per i servizi svolti direttamente dalle altre applicazioni valgono anche le rispettive informative.

Gli eventuali fornitori autorizzati da AURA trattano dati soltanto nell’ambito dei ruoli assegnati e degli accordi applicabili. Non è previsto accesso generalizzato di soggetti esterni a tutti i dossier.

5. Conservazione, sicurezza e trasferimenti

I dati dell’account e delle richieste sono conservati per il tempo necessario a gestire la relazione, documentare gli accessi autorizzati e adempiere eventuali obblighi di legge. Le posizioni inattive saranno oggetto di revisione periodica; le informazioni contrattuali possono richiedere conservazioni più lunghe.

Sono previste sessioni protette, controlli sui ruoli, autorizzazioni per singolo progetto e limitazioni all’esposizione di dati di altri proprietari. Alcuni fornitori possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo secondo i meccanismi contrattuali e legali applicabili. Gli amministratori possono scegliere di abilitare avvisi push: in tal caso viene conservato l’identificativo tecnico di iscrizione del dispositivo finché l’avviso non viene disattivato o revocato. I promemoria commerciali del mattino richiedono un’ulteriore attivazione facoltativa nella propria agenda. Le notifiche sullo schermo bloccato non contengono nomi, recapiti, documenti o contenuto della richiesta.

Il portale impiega cookie o strumenti necessari al login e al funzionamento della sessione. La rilevazione delle attività sugli inviti e sui dossier descritta qui sotto non aggiunge cookie analitici o strumenti di tracciamento di terze parti.

6. Nuove candidature edifici, CRM e documenti

Il modulo Proponi il tuo edificio e la funzione Richiedi un ricontatto dell’assistente AI raccolgono i dati che l’interessato inserisce volontariamente per essere contattato. Solo dopo la conferma e la presa visione dell’informativa la richiesta è registrata nel CRM riservato, con la provenienza dal sito o dalla chat. Ogni nuova candidatura può generare avvisi operativi riservati agli amministratori, senza inviare automaticamente email o messaggi WhatsApp al richiedente. Non è prevista iscrizione automatica a newsletter o invio di informazioni a società esterne.

Gli amministratori autorizzati possono annotare la fase precontrattuale, richiedere documenti e assegnare al referente già registrato l’accesso soltanto alla propria pratica. La candidatura non apre automaticamente altri dossier riservati né equivale alla sottoscrizione di un mandato.

I documenti caricati nell’area riservata vengono conservati in archivio privato con collegamenti temporanei accessibili soltanto agli utenti autorizzati. Sono accettati PDF e immagini; non è presente una firma elettronica certificata all’interno del portale. Eventuali firme sono gestite esternamente e registrate dall’amministratore solo dopo verifica.

Le richieste non accettate per la gestione vengono conservate per il tempo necessario alla valutazione preliminare, alla gestione di richieste di cancellazione e agli obblighi applicabili; una policy di conservazione dettagliata deve essere formalizzata prima di una campagna pubblica su larga scala.

7. Diritti

Puoi richiedere accesso, rettifica, limitazione, cancellazione, portabilità o opposizione quando la normativa applicabile lo consente. L’eventuale revoca di un accesso a un progetto o di un mandato non cancella necessariamente i dati soggetti a obblighi legali di conservazione.

Puoi presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per esercitare i tuoi diritti contatta AURA mediante i recapiti indicati sopra.

8. Assistenti AI e contatto WhatsApp

Il sito offre un assistente AI per le informazioni pubbliche e uno riservato agli utenti autenticati. Le domande inviate alla chat vengono elaborate dal fornitore della funzione di intelligenza artificiale per generare la risposta. Evita di inserire documenti di identità, password, dati sanitari o informazioni non necessarie. La chat non sottoscrive contratti e non dà conferme vincolanti.

L’assistente riservato può utilizzare soltanto una sintesi delle informazioni del dossier che l’utente è autorizzato a consultare, previa verifica dei permessi sul server. Le normali conversazioni non sono salvate nel CRM: la cronologia visibile resta temporaneamente nell’interfaccia durante la sessione. Se l’utente compila esplicitamente il modulo Richiedi un ricontatto, il testo della richiesta che sceglie di inviare, i recapiti e l’eventuale riferimento al dossier vengono registrati nel CRM. Il sistema conserva contatori tecnici pseudonimizzati per limitare abusi.

Il pulsante WhatsApp compila un messaggio con la domanda e, quando selezionato, il nome e il codice del progetto. Il collegamento apre WhatsApp senza inviare messaggi automaticamente: è l’utente a decidere se inviare il contenuto, che da quel momento è trattato dal servizio WhatsApp secondo la sua informativa. Non viene inoltrata l’intera conversazione.

9. Bozze commerciali AI e priorità dei referenti

Nella sola area amministrativa, AURA può utilizzare una funzione facoltativa di revisione AI delle bozze commerciali. Per generare il testo vengono trattati il nominativo e la società del referente, il progetto, la località, il ruolo e la bozza attuale. Non vengono trasmessi a questa specifica funzione indirizzi email, numeri telefonici o allegati riservati. La bozza prodotta viene conservata nel CRM interno come testo non approvato ed è soggetta alla revisione e approvazione di un amministratore.

Una graduatoria interna raggruppa i progetti e ordina i possibili referenti utilizzando regole esplicite sulla qualità dei recapiti, delle fonti e dei ruoli dichiarati. Il punteggio è soltanto un indice di priorità istruttoria; non produce decisioni vincolanti, non attribuisce redditività agli immobili e non autorizza invii di comunicazioni. Ogni contatto commerciale viene sottoposto a verifica umana.

I promemoria delle attività commerciali e la gestione degli invii sono facoltativi. L’approvazione di una bozza non comporta l’invio di email o messaggi WhatsApp: è l’amministratore a scegliere se, quando e mediante quale canale contattare il destinatario.

10. Istruttorie immobiliari, richieste di documenti e audit

Per le verifiche immobiliari riservate vengono registrati progetti, riferimenti delle fonti pubbliche consultate, documenti di supporto, stato dei sei requisiti di validazione, responsabili della revisione, date e note sulle criticità. La presenza di una fonte pubblica non costituisce conferma della titolarità, disponibilità degli immobili, regolarità dell’uso turistico o conferimento di un mandato.

Le richieste di documentazione ai referenti sono organizzate in una pipeline amministrativa separata: predisposizione, controllo del destinatario e approvazione, annotazione di un invio effettuato autonomamente dall’operatore, ricezione della risposta e chiusura motivata. Il sistema conserva la versione testuale approvata e lo storico delle operazioni, con identificativo dell’amministratore e data. Non invia automaticamente comunicazioni ai destinatari.

L’eventuale riscontro documentale deve essere esaminato da personale autorizzato prima di essere considerato prova dell’idoneità o della disponibilità. Questi registri non sono pubblicati né visibili agli altri utenti del sito; i tempi di conservazione vengono riesaminati secondo le finalità amministrative e gli obblighi applicabili.

11. Attività sugli inviti e sui dossier

Per gli inviti personali alle proposte immobiliari vengono registrati l’apertura della pagina di invito, la scelta di accesso con Google o con un account esistente, l’avvio della registrazione e l’attivazione riuscita. Questi eventi sono collegati all’invito e alla data e ora rilevate dal server.

Dopo l’accesso, vengono registrate l’apertura dei dossier assegnati e le azioni sui pulsanti delle fonti, dei recapiti, dei siti AURA e della stampa. Il registro indica il dossier, il tipo di azione, la data e ora e, per gli utenti autenticati, l’account autorizzato. Non contiene password, testo digitato nei moduli, contenuto delle email o delle telefonate, né attività svolte sui siti esterni.

Gli amministratori autorizzati usano questi dati per verificare la fruizione delle proposte, assistere i referenti e organizzare il confronto sul dossier. Le nuove registrazioni possono generare un avviso riservato a Gaetano Vacca. I registri non sono visibili agli altri destinatari e vengono riesaminati insieme alla pratica secondo le finalità e i tempi di conservazione indicati in questa informativa.

L’apertura di un invito può avvenire anche mediante un inoltro o una verifica automatica del collegamento: non certifica la lettura dell’email da parte del suo destinatario. Il click su un recapito o sulla stampa registra la scelta del pulsante, non l’effettivo invio di un messaggio, l’esito di una telefonata o il completamento della stampa.